Statul de plată este un document fundamental și indispensabil în cadrul relațiilor de muncă, reprezentând o evidență clară și detaliată a drepturilor salariale și obligațiilor fiscale ale angajaților și angajatorilor. Prin intermediul acestui document, angajatorul reflectă oficial modul în care sunt calculate și acordate salariile, contribuțiile și alte beneficii sau rețineri aplicate fiecărui angajat în parte. Importanța statului de plată depășește simpla calculare a unui salariu: el asigură transparența în relația de muncă, protejează drepturile angajaților și demonstrează respectarea obligațiilor legale ale angajatorului față de stat. În lipsa lui, pot apărea neînțelegeri, litigii sau chiar sancțiuni legale.
În acest articol complet, vei afla tot ce trebuie să știi despre statul de plată: ce este, cum se întocmește, ce trebuie să conțină și cine este responsabil de realizarea lui.
Ce este statul de plată?
Statul de plată este un document contabil și administrativ oficial, obligatoriu pentru toți angajatorii care au salariați, indiferent de mărimea firmei sau de domeniul de activitate. El evidențiază toate elementele care compun salariul brut și net al angajaților, precum și toate taxele și contribuțiile datorate statului, într-o anumită perioadă de timp, de regulă lunar.
Pe lângă rolul său contabil, statul de plată are și o valoare juridică, fiind documentul prin care se demonstrează respectarea obligațiilor salariale și fiscale ale angajatorului. Acesta poate fi solicitat ca dovadă în relația cu instituții ale statului, în cazul unui control fiscal, sau în caz de litigii de muncă între angajator și angajat. Statul de plată este astfel un instrument cheie pentru respectarea și protejarea drepturilor salariale ale angajaților, dar și pentru asigurarea respectării obligațiilor fiscale ale companiilor.
Diferența dintre statul de plată și fluturașul de salariu
Deși statul de plată și fluturașul de salariu sunt două documente esențiale în managementul resurselor umane, ele au scopuri și conținuturi diferite. În timp ce statul de plată este un document complex, care cuprinde toate datele salariale și fiscale ale tuturor angajaților din companie, fluturașul de salariu este un document individual, eliberat fiecărui angajat, care conține detalii legate doar de salariul și reținerile acelui angajat.
Statul de plată este, așadar, o evidență globală, utilizată intern de către angajator și contabilitate pentru raportările fiscale și salariale. În schimb, fluturașul de salariu este instrumentul prin care angajatorul informează angajatul despre venitul său net, despre toate taxele și contribuțiile reținute și despre salariul brut acordat. Fluturașul de salariu este, de asemenea, folosit de angajat ca dovadă a veniturilor personale, atunci când solicită credite, chirii sau alte servicii ce necesită dovada veniturilor. Așadar, cele două documente servesc scopuri distincte și nu trebuie confundate.
Ce cuprinde statul de plată?
Statul de plată este un document complex și detaliat, care cuprinde o serie de informații esențiale necesare atât angajatorului, cât și instituțiilor statului pentru o bună evidență și verificare a obligațiilor salariale. Vom detalia în continuare principalele elemente care nu trebuie să lipsească dintr-un stat de plată corect întocmit:
Datele de identificare ale angajatorului
Primul set de informații cuprinse în statul de plată vizează angajatorul și trebuie să includă:
- Denumirea completă a angajatorului (ex. S.C. Exemplu SRL).
- Codul de identificare fiscală (CUI).
- Sediul social complet.
- Numărul de înregistrare la Registrul Comerțului.
- Codul CAEN al activității principale. Aceste date sunt esențiale pentru identificarea firmei, mai ales în relația cu ANAF și alte instituții.
Perioada de salarizare
Statul de plată trebuie să specifice clar perioada pentru care sunt calculate salariile, de regulă luna și anul (ex. luna ianuarie 2025).
Lista angajaților și datele lor personale
Pentru fiecare angajat trebuie să apară:
- Numele complet.
- Codul Numeric Personal (CNP).
- Funcția deținută și codul COR corespunzător.
- Numărul contractului de muncă, data semnării și tipul contractului (pe perioadă determinată sau nedeterminată).
- Norma de lucru (ex. 8h/zi sau part-time).
Elemente salariale detaliate
Statul de plată trebuie să reflecte clar:
- Salariul brut: totalul stabilit prin contract, înainte de aplicarea contribuțiilor și reținerilor.
- Ore suplimentare, dacă există.
- Sporuri: pentru ore de noapte, condiții grele, vechime etc.
- Bonusuri sau alte tipuri de prime acordate (ex. de performanță).
Rețineri și contribuții
Acestea sunt elemente obligatorii și trebuie evidențiate detaliat:
- CAS (Contribuția la Asigurări Sociale) – pentru pensii.
- CASS (Contribuția la Asigurări Sociale de Sănătate) – pentru sănătate.
- Impozit pe venit – conform cotei unice stabilite prin lege.
- Alte rețineri: popriri, pensii alimentare, alte obligații stabilite de instanță.
Salariul net
Salariul net este suma finală ce urmează a fi încasată de angajat, după scăderea tuturor reținerilor și taxelor. Aceasta este suma pe care angajatul o primește efectiv „în mână” sau în contul bancar.
Cost total angajator
Pe lângă sumele datorate angajatului, statul de plată evidențiază și costurile totale pentru angajator, care includ contribuțiile suplimentare datorate de angajator la stat (ex. contribuția asiguratorie pentru muncă – CAM).
Semnături
Statul de plată trebuie să fie semnat de persoana care l-a întocmit (de regulă contabilul sau responsabilul HR) și, uneori, de administratorul firmei. Aceste semnături certifică veridicitatea și corectitudinea documentului.
Cum se completează un stat de plată?
Completarea unui stat de plată reprezintă o activitate extrem de importantă în cadrul fiecărei companii și trebuie realizată cu acuratețe maximă, respectând legislația în vigoare. Un stat de plată corect completat reflectă atât salariile brute și nete ale angajaților, cât și toate obligațiile fiscale aferente.
Iată care sunt pașii principali pentru completarea unui stat de plată:
Colectarea datelor relevante
Primul pas este colectarea tuturor datelor necesare pentru calculul salariilor:
- Prezența angajaților (pontaje, ore lucrate, concedii medicale și de odihnă).
- Ore suplimentare sau lucrate în zile de sărbătoare.
- Bonusuri, sporuri sau alte beneficii (ex. prime de sărbători).
- Rețineri legale (popriri, amenzi, rețineri convenite prin contract).
Toate aceste informații sunt esențiale pentru ca salariul final să fie calculat corect.
Calculul salariului brut și al veniturilor suplimentare
După colectarea datelor, urmează calcularea salariului brut, la care se adaugă sporurile și alte venituri. Salariul brut va fi baza de plecare pentru toate reținerile obligatorii.
Calculul reținerilor obligatorii
Conform legislației fiscale, din salariul brut trebuie reținute:
- CAS (25%) – contribuția la pensii.
- CASS (10%) – contribuția la sănătate.
- Impozitul pe venit (10%), aplicat asupra venitului impozabil (calculat după deduceri).
Aceste contribuții sunt calculate individual pentru fiecare angajat și trebuie reflectate detaliat în statul de plată.
Determinarea salariului net
După calculul și scăderea tuturor contribuțiilor și taxelor, se determină salariul net, adică suma efectivă ce va fi plătită angajatului.
Calculul obligațiilor angajatorului
Pe lângă sumele reținute angajaților, angajatorul trebuie să achite și Contribuția Asiguratorie pentru Muncă (CAM – 2,25%), calculată din salariul brut.
Întocmirea și verificarea documentului final
După finalizarea tuturor calculelor, statul de plată trebuie completat cu toate aceste date, verificat de responsabilul cu salariile și aprobat de conducerea companiei. Verificarea este esențială pentru a evita erori care pot atrage amenzi sau nemulțumiri ale angajaților.
Un stat de plată bine întocmit asigură transparență și corectitudine în plata salariilor și a obligațiilor fiscale.
Model stat de plată
Un model de stat de plată trebuie să includă toate elementele prevăzute de lege și să fie suficient de clar pentru a reflecta toate informațiile salariale și fiscale. Există mai multe variante de modele, în funcție de mărimea firmei, domeniul de activitate sau preferința pentru metode manuale sau digitalizate (softuri salarizare).
Un exemplu simplificat de structură a unui model de stat de plată poate arăta astfel:
Acest model poate fi personalizat în funcție de specificul companiei. El poate include, de asemenea, coloane suplimentare pentru ore lucrate, zile de concediu, sau alte informații relevante.
Pentru firmele mari, este recomandat ca statul de plată să fie generat automat cu ajutorul programelor de salarizare (ex. Revisal, Saga, Nexus, WinSal etc.), care respectă formatele legale și actualizează contribuțiile conform modificărilor legislative.
Cine are obligația de a întocmi statul de plată?
Întocmirea statului de plată este o obligație legală a angajatorului, indiferent de forma de organizare juridică: societăți comerciale, ONG-uri, instituții publice sau persoane fizice autorizate (PFA) cu salariați. Legea impune ca fiecare angajator să reflecte lunar, în mod clar și complet, sumele acordate angajaților sub formă de salarii și reținerile aferente.
Cine, concret, trebuie să întocmească statul de plată?
- Societățile comerciale (SRL, SA etc.) – au obligația de a întocmi statul de plată pentru toți angajații lor, fie că sunt cu normă întreagă sau part-time.
- Persoanele fizice autorizate (PFA), întreprinderile individuale și familiale – dacă au angajați, sunt obligate să întocmească statul de plată.
- Instituțiile publice – au obligații similare, reflectând toate veniturile salariale și obligațiile fiscale aferente.
- Organizațiile non-guvernamentale (ONG) – dacă au angajați, trebuie să întocmească și să păstreze statul de plată.
Cine poate efectiv realiza acest document?
- Departamentul de resurse umane sau financiar-contabil – în firmele mari, specialiștii HR sau contabilii interni întocmesc statul de plată.
- Contabilul angajat sau colaborator extern – în firmele mici, fără departament dedicat.
- Firme specializate de contabilitate sau salarizare externalizată – angajatorii pot apela la firme externe, care întocmesc și gestionează statul de plată conform legislației.
Ce riscuri există dacă nu se întocmește statul de plată?
Lipsa unui stat de plată sau întocmirea incorectă poate aduce amenzi severe din partea ANAF, ITM sau alte autorități, dar și litigii cu angajații nemulțumiți. Conform Codului Muncii și Codului Fiscal, nerespectarea acestor obligații poate atrage:
- Amenzi între 5.000 și 10.000 lei pentru lipsa documentelor salariale.
- Suspendarea activității în cazuri grave.
- Risc de procese de muncă și daune morale sau materiale.
Astfel, întocmirea corectă și la timp a statului de plată este o obligație legală și o responsabilitate directă a angajatorului, care contribuie la funcționarea corectă a relațiilor de muncă.
Așadar, fie că ești angajator sau angajat, este esențial să înțelegi ce este statul de plată, cum se întocmește și ce rol joacă în protejarea intereselor ambelor părți.
